Unternehmens-Umstrukturierungen aller Art bringen es mit sich: Zahlreiche Verträge sind zu überprüfen, zusammenzuführen und anzupassen. Wenn Sie kostspielige Unter- oder Überlizenzierungen erkennen, vermeiden und beheben wollen, sind die bestehenden Verträge laufend anzupassen. Langfristige Bindungen wie SW-Lizenz-, HW-Wartungs- und SW-Pflege-Verträge, Carrier-Verträge, etc. sind in besonderem Masse davon betroffen. Unsere Marktkenntnisse und Erfahrung helfen Ihnen, Risiken zu erkennen und zu vermeiden sowie Chancen und Synergien zu realisieren.
Die wichtigsten Phasen eines Software-Lizenz-Managements sind nachfolgend an einem Beispiel aus der Praxis abgebildet:
Erfassen eines Vertragsportfolios
nach vereinbarten Kriterien auf einem System (Metadaten, Volltext)
Analyse der Verträge
nach kommerziellen, technischen und rechtlichen Gesichtspunkten
Analyse der Prozesse
zur Vertragserstellung und Vertragsbewirtschaftung
Vertragsbewirtschaftung
nach Anpassung an das neue Konzept
Jede einzelne Phase wird mit inhaltlichen Vorgaben und einem Zeitplan definiert. Ziel ist, die Kosten und Risiken sämtlicher Verträge zu optimieren und transparent zu gestalten. Es soll jederzeit klar sein, für welche Leistungen Sie wie viel bezahlen und wie die Kostenentwicklung bei Skalierung des Systems oder der Plattform aussieht. Zudem sind Bedürfnisse wie Investitionsschutz, Flexibilität (z.B. Übertragung oder Outsourcing eines Systems, Kündigung von Teilleistungen), Transparenz des Leistungsumfangs und der Kostensätze der einzelnen Teilleistungen sowie Klarheit über die Folgen einer Vertragsauflösung wichtige Punkte, die in einem Vertrag geregelt sein müssen. Besondere Aufmerksamkeit ist dem Lizenzmodell und der Preisgestaltung (einmalige und wiederkehrende Kosten, Kosten für zusätzliche User oder Traffic, Abgrenzung zur Wartung von HW und SW, etc.) sowie den Nutzungsrechten zu schenken. Je nach Umfang des Projekts sind konzeptionelle Fragen zu beantworten oder Vertragstemplates den Prozessen Ihres Unternehmens anzupassen. Damit mutieren Ihre Verträge zu eigentlichen Führungs- und Management-Instrumenten.
Das Lizenz-Management kann unternehmensweit oder auf die Konsolidierung einzelner strategischer Lieferanten- und Kundenbeziehungen ausgerichtet sein. Die Methodik von Tel Advice ist in beiden Fällen dieselbe und hat sich in der Praxis sehr bewährt.